Wil je weten hoe je sneller door kunt werken? Lekker doorwerken lukt helaas niet altijd. Super zonde natuurlijk als je daardoor ’s avonds nog een paar klusjes moet afronden. In dit artikel deel ik handige tools die er voor zorgen dat je in ieder geval door kunt werken. Sneller leren werken: in dit artikel voor elke vraag een andere tool.
Word je vaak afgeleid door vragen?
Weten jouw collega’s jou altijd te vinden als zij vragen hebben? Dat is niet fijn als je lekker wilt doorwerken. Je wordt steeds afgeleid waardoor je veel minder productief bent. Een app die je hiervoor kunt gebruiken is Slack. Je kunt ‘channels’ aanmaken waarin je met elkaar kunt chatten. Je kunt zelf bepalen aan welke ‘channels’ je wel of niet deelneemt. Zo kan iedereen zelf bepalen wanneer hij of zij kijkt. Je moet dan natuurlijk wel met elkaar afspreken dat iedereen bijvoorbeeld 2 keer per dag kijkt anders werkt het niet. En dat vragen in Slack worden geparkeerd.
Ook handig als je straks weer op kantoor bent. Als je met veel mensen op 1 kamer werkt. Dan stel je elkaar nog makkelijker vragen. Of voor collega’s die veel op pad zijn of altijd in bespreking zijn of de agenda volgepland zit. Een afspraak in plannen lukt dan vaak niet en voor een paar vragen is dat vaak overbodig. Nu kun je even een vraag kwijt in de ‘channel’. Super handig als je vaak voor ieder wissewasje gestoord wordt door je collega: gooi het voortaan in de channel: ik kijk 2 keer per dag en dan antwoord ik. Je zult ook merken dan er voor de ander ook een drempel ligt om jou überhaupt iets te vragen. Score! ??
Zelf vind ik whatsapp hiervoor prima. Maar sommige mensen hebben geen werk telefoon waarin een ander whatsapp account zit en zij willen whatsapp alleen voor privé zaken gebruiken. Wil je het iets georganiseerder aanpakken via je werk? Gebruik dan Slack. Richt een paar standaard channels in. Bijvoorbeeld voor projecten, overleggen, staffunctionarissen etc.
En over afleiders gesproken: Je mobiel wegleggen, meldingen van je e-mail uitzetten is natuurlijk sowieso slim om lekker door te werken. Of gebruik de volgende app:
Word jij afgeleid door social media als je sneller wilt doorwerken?
Facebook, LinkedIn, Twitter en YouTube. Je kunt hier heel druk mee zijn. En enorm door worden afgeleid. Als je meldingen krijgt en je telefoon ligt naast je, zijn we altijd geneigd om te kijken. Overkomt jou dit vaak? Maak dan gebruik van Todobook. Deze app voeg je aan je Chrome browser toe. Even geconcentreerd door werken aan een paar taken? Voeg jouw taken toe aan jouw nieuwsoverzicht. Pas als je deze taken af hebt, kun je weer op jouw nieuwsoverzicht scrollen.
Lukt het niet om je te concentreren?
Het begin is vaak het moeilijkst. Zeker als je van die vervelende klusjes hebt waar je eigenlijk helemaal geen zin in hebt. Dit is een app die je kunt gebruiken om jezelf te motiveren gefocust te blijven en ook de dingen voor elkaar te krijgen. Pomodoro: focus to do. Je vult een taak in die je moet uitvoeren. Je bedenkt hoe lang je hier mee bezig bent. Als de timer afgaat ben je hopelijk klaar en neem je een kleine pauze.
Vind je het moeilijk om in te schatten hoe lang je met iets bezig bent en om een planning te maken? De volgende tool kan je hierbij helpen:
Vind je plannen lastig, omdat je niet weet hoeveel uren je aan een taak besteed?
Sommige coachees vinden het fijn om een planning te maken om zo ook overzicht te krijgen in hun drukke bestaan. Als ik ze vraag hoeveel uur per week ze bezig zijn met een bepaalde taak dan wordt het vaak stil en geven ze aan dat ze dat lastig vinden. Dat is het ook. Maar je kunt nooit weten of je te druk bent als je geen zicht heb op jouw taken en urenbesteding. Je kunt dan ook geen realistische planning maken. Laat staan of je weet of je met de juiste dingen bezig bent. Dus:
Kijk dan eens naar Toggle. Van te voren kun je inschatten hoeveel tijd je denkt bezig te zijn met een taak. Toggle houdt dan bij hoe lang je er daadwerkelijk mee bezig bent. Hoef je zelf geen urenregistratie bij te houden.
Het allerbelangrijkste komt natuurlijk nog: wat doe je met deze ‘gegevens’? Hoe was je planning? Waarom was je er langer mee bezig? Verkeerd ingeschat? Wat kostte je nou precies meer tijd? En: hoe ga je dat voortaan anders doen? Wat betekent dat voor je planning voor de aankomende week?
Zo! dan weet je in ieder geval hoe je een meer realistische planning moet maken en wat wellicht te veel werk is voor de aankomende week. Zo kun je keuzes maken. Of bij een overvolle agenda voorleggen ?: wil je dat ik ‘dit’ of ‘dat’ doe?
Wil jij een personal assistent?
Wie niet! Helaas is dit niet voor iedereen weggelegd. Gelukkig zijn er handige apps die alles voor je bijhouden. Tsja, helaas moet je het nog wel zelf doen ?.
Zelf vind ik Trello een handige tool, omdat je hier alles in kwijt kunt. Of dat nou werken aan een project is of een boodschappenlijstje, het kan allemaal. Heb je veel subtaken dan is dit ideaal, omdat het ook je voortgang van je werk bijhoudt. Ook handig: je krijgt ook tips en tricks om slim met de app te werken.
Sla jij jouw pauze wel eens over omdat je te druk bent?
u heb je geen koffiepauze, lunch en een wandeling met je collega’s…Dat kun je natuurlijk ook prima in je eentje doen. Maar kijk ook eens naar deze app. Vaak werken we langer door en slaan we pauzes over, omdat het af moet. Op kantoor trok je collega je nog wel eens mee voor een ‘bakkie leut’. Maar nu moet je het zelf doen. Geen pauze nemen is niet slim. Je productiviteit neemt af. Je kunt beter een paar minuten een break nemen. Een leuke app is headspace. Handig vind ik dat het al met een paar minuten kan. Er zijn allemaal begeleide meditaties. Ideaal: hoef je zelf niets te doen ?.
Succes met deze tools! Heb jij nog een andere tool die je gebruikt? Laat het weten.
Werk jij wel eens thuis? Lees hier andere tips over hoe je efficiënter thuis kunt werken.
Meer lezen over efficiënt werken?
- Ontdek in dit artikel hoe je de laatste loodjes slim aanpakt.
- Hoe houd je jouw mailbox slim bij.
- Ontdek in dit artikel hoe je relaxt met vakantie gaat en toch jouw werkzaamheden goed afrondt.
- Ga aan de slag met uitstelgedrag!
Help anderen ook naar een gelukkiger & gezonder leven en deel dit artikel.
