Jouw mailbox leegmaken na de vakantie. Er zijn vast leukere dingen te bedenken ?. Hoe maak ik mijn mailbox snel leeg? Is een vraag die mij vaak gesteld wordt tijdens de ‘slim werken’ sessies. Vliegen bij jou de e-mails ook om de oren?
Lees dan dit artikel: hoe maak ik mijn mailbox leeg?
Hoe gebruik jij jouw mailbox?
Tegenwoordig kun je zo veel dat een e-mail programma veel meer kan dan alleen maar e-mails sturen en beantwoorden. En hier gaat het soms mis. Ik zie bij veel coachees dat zij hun e-mail inbox ook gebruiken als takenlijst. Met allemaal vlaggetjes en wat ze vooral niet moeten vergeten. Als je consequent bent en het ook goed indeelt in mappen dan kan dit nog werken. Maar op een gegeven moment raak je het overzicht kwijt. Gebruik liever een takenlijst of een to-do lijst.
Voor de ‘ja maar’….het werkt prima….
Bedenk dat elke keer als jij wilt mailen, je herinnerd wordt aan al jouw taken. Geeft ook geen fijn gevoel. Bovendien als jij jouw taak niet meteen uitvoert, moet je elke keer weer ‘lichtelijk scannen’: Waar ging het over? Wat moet ik er mee? Wanneer ga ik dat doen? Dat is onnodig tijdverlies. En dat is zonde. Zet het op je to-do lijst wanneer je wat moet doen en klaar is kees.
Dus: ‘e-mail is e-mail’ en een ‘taak is een taak.’’ Jouw mailbox is geen takenlijst en geen opslagplaats.
Snel je mailbox leeg maken
Dit is eigenlijk een principe die ik in al mijn trainingen, zelfstudiecursussen en coachgesprekken toe pas. Het is gewoon een simpele manier die je jezelf zo aanleert. En het leuke is: je kunt deze niet alleen gebruiken voor je e-mail. Maar ook voor je documenten, post, alle andere papieren rompslomp en andere verzoeken. Het is een manier om efficiënt met de verschillende ‘informatiestromen’ om te gaan.
D is hier het sleutelwoord: doen, doorsturen, delegeren, drop het in de opslag of zet het op je to-do lijst en delete.
Doen
Kan het binnen vijf minuten? Geef dat meteen antwoord op de e-mail. Ik weet het, je hebt het druk. Maar als je de e-mail laat liggen, moet je deze later nog een keer lezen en alsnog beantwoorden. Dat kost je extra tijd. Niet doen dus (als je tijd wilt besparen). Daarna delete je de mail meteen. Dan hoef je later deze e-mail niet nog een keer te scannen.
Doorsturen
Moet iemand anders hier iets mee? Meteen doorsturen! En weer deleten. Of:
Delegeren
Ben jij bij de taak betrokken of moet je weten of de ander de taak wel heeft uitgevoerd? Of misschien moet je de ander nog even helpen herinneren? Of moet je de taken verdelen? Zet het op de je to-do lijst. En: deleten.
Soms hoef je niks te doen of in te plannen maar ja, je zou het nog wel eens nodig kunnen hebben.
Kun je het opzoeken? Zo’n vergaar bak waar je misschien nooit bij hoeft heb je namelijk niets aan. Delete het dan alsnog. Is het iets waar je later bij moet?:
(Even tussen haakjes: ik baal er altijd zo van dat ik voor de volgende actiepunt geen woord met een d kan vinden. Lichtelijk autistisch ben ik wel ?. Dus dan maar een omschrijving komt ie:
Drop het in de opslag (of gewoon archiveren)
Moet je of wil je de informatie graag bewaren? Je kunt een map aanmaken in outlook, maar zelf ben ik er niet zo fan van om je mailbox als opslagplaats te gebruiken. Zet deze dan in een map op je computer. Bv. als het gaat om notulen of een nieuwe werkwijze van de organisatie die je misschien later nodig hebt. Sla het daar op en mocht je het nog niet weten: again: delete de e-mail meteen.
Als het goed is je mailbox een stuk leger geworden. Vermoedelijk blijft er ongeveer 10% van al je e-mails over. Dit zijn mails waarin echt werk voor jou inzit. Dus de next step:
Duurt het langer dan vijf minuten? Maar ben je met een uur klaar?
Zet de taak op jouw to-do-lijst. En delete de e-mail meteen.
Duurt het langer dan 1 uur?
Een flinke klus dus. Voor deze taak heb je meer tijd nodig. Blokkeer je agenda en vul de taak in. Zet de taak ook op je to-do lijst. Zodat je deze taak niet uit het oog verliest, mocht deze taak om wat voor reden op je geplande tijd niet lukken. En delete deze e-mail. De kracht van herhaling.
Snel je mailbox leegmaken: de 6D’s
Doe het meteen, stuur het Door, Delegeer het of zet het op je to Do lijst of Drop het in de opslag en Delete!
Conclusie: elke mail bekijk je maar 1 keer! Nadat je deze afgewerkt hebt dan delete je deze meteen. Zo krijg je nooit een volle mailbox. Meerdere keren bekijken kost namelijk alleen maar extra tijd en je mailbox vol laten geeft (voor sommige mensen) onrust.
Laat je nieuwsbrieven automatisch opbergen d.m.v. een onderwerpenregel
Je krijgt vast veel nieuwsbrieven. De nieuwste wet- en regelgeving, nieuwsbrief van je werkgever, je pensioen, kwartaaloverzichten enz. Zorg dat deze brieven jouw mailbox niet ‘vervuilen’. Zo lijkt het alsof je super veel e-mail hebt, maar dat vast best mee. Laat deze nieuwsbrieven automatisch in een aparte map binnenkomen in je outlook: zo doe je dat. Bijkomend voordeel is dat je nieuwsbrieven lezen kunt bundelen in het kader van timemanagement. Je plant een vast moment (of twee) per week in en leest dan alle nieuwsbrieven door. En je delete ze meteen. Staat er iets in wat je beslist niet moet vergeten maak dan in een notitie op de to-do lijst. Sommige mensen maken een apart e-mail adres aan voor nieuwsbrieven dat kan natuurlijk ook, maar op je werk is dat vaak niet mogelijk.
Help anderen ook naar een gelukkiger & gezonder leven en deel dit artikel.
