Help anderen ook naar een gelukkiger & gezonder leven en deel dit artikel.
Jouw postvak IN kan snel ontzettend veel e-mails bevatten waardoor het snel een onoverzichtelijke boel wordt. Wil jij al jouw e-mails overzichtelijk in verschillende mappen krijgen? En dat dit ook nog eens automatisch gebeurt? Dan is dit artikel voor jou: regels maken in outlook.
Hoe verplaats je automatisch jouw e-mails?
Normaal komen in Outlook alle mails altijd binnen in je Postvak IN. Maar je kan ook instellen dat de berichten van bepaalde personen meteen en automatisch worden verplaatst naar een bepaalde map. De oude mails van die afzender worden verplaatst, net als toekomstige berichten. De mails staan dan dus niet in het Postvak IN, maar in een andere map. Bijvoorbeeld in een map met berichten van je familie, werk, vrienden, sportclubje en nieuwsbrieven. Handig voor mensen die graag alles overzichtelijk indelen. Zoals ik ? en vermoedelijk ook voor jou.
Je maakt eerst een map aan, waarin straks de berichten van een bepaalde afzender automatisch laat binnenkomen. Heb je al een speciale map voor bepaalde berichten? Ga dan direct verder met de alinea ‘Automatisch verplaatsen’.
Hoe maak ik een map aan in outlook?
- Start Outlook
- Boven in klik je op map (de rij waar bestand, start, verzen/ontvangen staat).
- Daar klik je op nieuwe map (links boven aan)
- Je gaat nu een nieuwe map maken
- Geef de map een naam, bv die van jou direct leidinggevende.
- Typ de naam van de map in het lege vakje en klik op OK.
De nieuwe map komt links van het scherm onder jouw mailbox te staan bij Postvak IN.
Hoe houd ik mijn mailbox overzichtelijk?
Tip 1:
Als je heel veel mappen gaat maken, dan kun je de mappen van de belangrijkste personen, boven aan zetten. Je ‘pakt de naam van de map’ met de linkermuisknop, bv. die van je leidinggevende, en sleept deze naar boven. De belangrijkste personen eerst hè ?.
Tip 2:
Stel als je heel veel nieuwsbrieven hebt en je wilt wel voor elke nieuwsbrief een andere map. Dan wordt het gauw onoverzichtelijk. Maak dan eerst een map aan met de naam ‘nieuwsbrieven’ volgens bovenstaand stappenplan.
- Ga dan op de map nieuwsbrieven staan
- Klik op je rechtermuisknop
- Kies voor nieuwe map, bv. nieuwsbrieven locatie x
Dan krijg je een submap onder de map nieuwsbrieven met de locatie x. Je kunt deze map inklappen zodat je alleen de nieuwsbrieven ziet, waardoor je postvak In overzichtelijker wordt.
Hoe kan ik mijn e-mails automatisch in de mappen krijgen die ik zojuist gemaakt heb in outlook?
Nu maken we een zogenaamde regel aan om de e-mail van jouw direct leidinggevende te verplaatsen.
- Klik in Postvak IN op een e-mail van jouw direct leidinggevende.
- Klik op de rechtermuisknop.
- En klik op regels.
- Daar zie je staan: berichten van jouw ‘direct leidinggevende’ altijd verplaatsen.
- Vervolgens selecteer je de map die je zojuist hebt aangemaakt: de naam van jou direct leidinggevende.
- En klik op ok.
Alle berichten die je hebt ontvangen van de betrokken persoon, worden nu automatisch verplaatst naar deze map. Voortaan komen nieuwe berichten ook in deze map terecht. Als je nieuwe berichten in een map ontvangt, staat er een blauw getal rechts van de naam van de map. Klik dan op de naam van de map om de berichten te zien.
Gerelateerde artikelen
- Hoe maak ik mijn mailbox leeg?
Help anderen ook naar een gelukkiger & gezonder leven en deel dit artikel.